Définir la date de reprise
Choisissez la période à partir de laquelle chaque intervenant travaille. Précisez le traitement des déclarations, de la paie, des comptes annuels et des corrections concernant le passé. Une phrase comme « reprise dès le mois prochain » ne suffit pas si plusieurs échéances concernent encore l’ancien exercice.
Relisez les conditions du mandat actuel : résiliation, facturation et remise des données. Faites confirmer par écrit les responsabilités pendant la transition.
Préparer un inventaire du dossier
Demandez les balances, journaux, comptes clients et fournisseurs, immobilisations, déclarations et preuves de dépôt utiles. Ajoutez les pièces justificatives et une liste des points non résolus. Les formats d’export doivent être utilisables par le cabinet entrant, pas seulement consultables dans l’ancien logiciel.
Le principe de traçabilité comptable du §238 HGB donne un repère : les opérations doivent pouvoir être comprises et suivies par un tiers compétent.
Organiser les accès
- Logiciel de facturation et espace documentaire.
- Flux bancaires et exports nécessaires.
- Portails fiscaux et mandats de représentation.
- Paie et organismes concernés si l’entreprise emploie du personnel.
Attribuez des droits nominatifs et adaptés. Ne partagez pas indistinctement les identifiants du dirigeant. Préparez la révocation des anciens accès une fois la reprise confirmée.
Effectuer un contrôle de reprise
Comparez les soldes d’ouverture, la banque et les factures non réglées. Demandez une liste des écarts et de leur traitement, avec une personne responsable. Une reprise technique des fichiers ne prouve pas que les données sont complètes.
Quel résultat attendre ?
Obtenez une note de passation indiquant les périodes reprises, les données reçues, les échéances prochaines et les anomalies restantes. Fixez un premier point après un cycle comptable. Cela permet de corriger rapidement les difficultés de transmission avant qu’elles ne deviennent un retard récurrent.
Pour situer cette démarche dans votre projet, consultez le guide de la comptabilité d’une GmbH.
Sources officielles et repères de lecture
Sources consultées en septembre 2026. Les exemples sont illustratifs ; les pièces, délais et règles applicables dépendent de l’opération. Pour un texte juridique, vérifier la version consolidée en vigueur à la date de la démarche.